伝言メモや電話メモのエクセルテンプレートを6種類紹介します。A4用紙サイズを4分割、6分割、8分割のメモがあるので目的や用途に合わせて選ぶことができます。
伝言メモ・電話メモテンプレート
4分割
電話のアイコンが上部についたシンプルンな伝言メモです。A4用紙サイズ縦を4分割して使用します。メモには、折り返し、再電話、伝言などの要件を伝える文言があらかじめ書いてあるので、チェックするだけで便利です。
タイトルを2重線で囲んだシンプルな伝言メモテンプレートです。電話があったことや、折り返し電話と電話番号、かけなおし、伝言などを記入できる欄が作成してあります。
A4用紙サイズを4分割して使えるエクセル伝言メモテンプレートです。受信日時、発信者、内容、連絡先、宛先、記録者などをメモに残すことができるようになっています。
6分割
A4用紙サイズを6分割で使用するテンプレートです。猫のシルエットアイコンが上部についてアクセントになっています。内容は、他と同じように、一般的な内容を記入できるようになっています。
A4横サイズで6分割できる伝言メモテンプレートです。シンプルなメモ用紙なので、堅い業種や最低限必要な内容があればいい場合に良いでしょう。
8分割
A4用紙サイズで8分割できる伝言メモテンプレートです。メモを多く使う場合や、あまり多くの内容を記載する必要がない場合、用紙を節約したい場合などに重宝します。
関連するテンプレート
週報
伝言メモの内容が週報に反映される場合があります。
シフト表
伝言メモを通じてシフトの変更やリクエストが伝えられることがあります。
タイムスケジュール、工程表
これらのスケジュールに関連する情報が伝言メモを通じて共有されることがあります。
回覧表
伝言メモで回覧事項が伝えられることがあります。
伝言メモの活用方法
伝言メモを活用することで、会社や組織で伝言の伝え漏れを避けることができます。以下では伝言メモを活用する方法について紹介します。
- 緊急ではない情報の伝達：すぐに返信が必要ではない場合や、相手が離席しているときに便利です。
- 書面による確認：口頭での伝達ではなく、書面で伝えることで内容の誤解を防ぎます。
- 業務の引継ぎ：業務内容や指示を具体的に書くことで、タスクの進行状況を明確に伝えます。
伝言メモを使うメリット
伝言メモは、ビジネスの現場だけでなく、家庭内や学校など日常生活の中でも非常に有用なツールです。それらを使うことで得られるメリットをいくつか紹介します。
情報の明確な伝達
伝言メモを使用すると、メッセージを明確かつ具体的に伝えることができます。これは、口頭での伝達よりも誤解が少なく、受け手はメモを見返すことで情報を再確認できます。
コミュニケーションの円滑化
伝言メモは、受け手が忙しくて直接話す時間がないときや、物理的な距離が問題となる場合でも情報を伝えることができます。これにより、コミュニケーションの遅延を防ぎます。
書面による記録
伝言メモは、情報の記録としても役立ちます。口頭での会話は時間と共に忘れられがちですが、伝言メモはその内容を後から確認することが可能です。
まとめ：伝言メモの活用とメリット
伝言メモは、単純ですが情報の伝達と記録に便利なツールです。伝言メモの活用方法として、緊急ではない情報の伝達、書面による確認、業務の引継ぎなどがあります。
伝言メモのテンプレートを利用することで、レイアウトがいつも行ってなので、メモの一貫性が保たれ、受け取った人も一目で重要な情報を理解できます。
伝言メモのメリットとしては、情報の明確な伝達、コミュニケーションの円滑化、書面による記録、テンプレートの利用による一貫性などがあります。これらは、ビジネスの現場だけでなく、日常生活の中でも非常に有用です。
以上から、伝言メモは情報の伝達と管理を効果的に行うための重要なツールであり、その活用は多方面でのコミュニケーションをより効果的にします。