従業員への社内文書は、お知らせや通知を伝えるための重要な文書です。しかし、その効果を最大限に引き出すためには、どのように書けば良いのでしょうか？この記事では、従業員への社内お知らせの書き方や例文、無料テンプレートなど、社内文書作成の基本的なポイントをわかりやすく解説します。
従業員への社内文書の書き方
従業員への社内文書は、情報共有や指示の伝達など、いろいろな目的があります。以下、効果的な社内文書の書き方について詳しく解説します。
目的の明確化
社内へのお知らせを文書は、従業員に対して何を伝えたいのか、何を求めているのかを理解してもらうことが基本となります。以下のような点を考慮し、挨拶文で簡潔に記述します。
- 伝えたい情報は何か？ 例: 新しいプロジェクトの募集、健康診断の日程など
- どのような行動を促しているか？ 例: 応募する、日程を確認するなど
- 誰が対象なのか？ 例: 全社員、特定部署など
具体的な例として、社内セミナーのお知らせであれば、
「皆様へ、次月開催予定の社内セミナーについてお知らせいたします。本セミナーは全社員を対象とし、テーマは“効果的なコミュニケーション”についてです。ぜひご参加ください。」
のように、最初に目的を記載することで、見た人が内容をすぐに把握できるようにします。
伝達事項の整理
お知らせに含まれる情報をわかりやすくするために、箇条書きや表を使用すると効果的です。情報が多い場合や、特定の順序で理解させたい場合に特に有効です。
箇条書き
箇条書きは、情報を一覧で表示する際に使用します。各項目を一覧にすることで読者が情報をすぐに把握できます。
例: 社員旅行のスケジュール
- 出発日時: 2022年12月1日 8:00
- 目的地: 沖縄
- 帰着日時: 2022年12月3日 20:00
表の使用
複数の項目を比較したり、関連性を示す場合に表を使用すると効果的です。
例: 保険料変更のお知らせ
| 項目 | 改定前 | 改定後 |
|---|---|---|
| 社会保険料 | 10% | 11% |
| 健康保険料 | 5% | 5.5% |
箇条書きや表を使用することで、情報が綺麗に整理され、読者にとって一目で理解できる文書になります。
社内向け文書の言葉の使い方
一般的な語彙の使用
社内文書はいろいろな立場の人に向けて書かれるため、専門用語や業界用語を避け、一般的な言葉を使うことが重要です。これにより、異なる部署や職種の人でも、文書の内容を容易に理解できます。
例：
- 複雑な専門用語の場合: 「プロジェクトはAgileフレームワークで推進します。」
- 一般的な語彙での表現: 「プロジェクトは柔軟に、頻繁に確認しながら進めます。」
過度に敬語を使わない
社内文書では、儀礼的な要素は不要です。過度な礼儀やマナーよりも、情報を正確に伝えることが求められます。ビジネス文書で使う頭語や儀礼的な挨拶文も必要ありません。件名の後にすぐに本題に入ります。
例：
- 社外文書: 「必ずご参加いただきますようお願い申し上げます。」
- 社内文書: 「必ず参加するようにしてください。」
社内へのお知らせ例文テンプレート
以下では実際に従業員へ社内のお知らせをする場合の、例文とテンプレートを紹介します。お知らせの種類別に例文が記載されているので、参考にしてください。
社内セミナー開催のお知らせ
wordで作成した「社内セミナー開催のお知らせ」の例文テンプレートです。社内で開催するセミナーに関する簡単な説明と、箇条書きで講師、テーマ、日時、場所、対象者、定員と必要な情報をお知らせします。
定期健康診断実施のお知らせ
wordで作成した「定期健康診断実施のお知らせ」の例文テンプレートです。早期の問題発見と健康の重要さを簡単に説明し、日時や場所、対象者、問い合わせ先などを明記しています。
防災訓練実施のお知らせ
wordで作成した「防災訓練実施のお知らせ」の例文テンプレートです。防災訓練の重要性を簡単に説明し参加を促す挨拶文に、訓練内容や日時、当日の注意事項などを記載します。
社内運動会開催のお知らせ
wordで作成した「社内運動会開催のお知らせ」の例文テンプレートです。運動会に参加するメリットを記載した挨拶文に、日時や場所、備考などの必要な情報を列挙した文書です。
社内セミナー実施のお知らせ
wordで作成した「社内セミナー実施のお知らせ」の例文テンプレートです。セミナー参加への基本的な挨拶文記載し、講師、日時や場所、定員などの必要な情報を列挙した文書です。
社内サークル会員募集のお知らせ
wordで作成した「社内サークル会員募集のお知らせ」の例文テンプレートです。社内で活動しているサークルへの会員の募集と参加資格、申込方法などの想定される質問を箇条書きにしています。
社員旅行のお知らせ
wordで作成した「社内旅行のお知らせ」の例文テンプレートです。社内旅行に関する案内文と、日程、行き先、参加費用、申込期限などを記載しています。
まとめ
従業員への社内文書の書き方は、何をお知らせしたいのかを明確にし、過度な敬語を使わないなどの注意点があります。以下のポイントを心掛けることで、わかりやすく、ビジネスに使用できる社内文書を作成できます。
- 目的の明確化: 何を伝えたいのか、誰に向けているのかを最初に明確にします。
- 伝達事項の整理: 箇条書きや表を使って情報を視覚的に整理し、読みやすくします。
- 一般的な語彙の使用: 専門用語を避け、一般的でわかりやすい言葉を使用します。
- 過度に敬語を使わない: 過度な敬語を使わず情報を正確に伝えることを優先する。
これらの要素に注意して、全ての従業員にとって読みやすく、理解しやすい社内文書を作成してください。