この記事では、指示書テンプレートの無料ダウンロードから、基本的な構成、作成手順、具体的な活用例、そして評価と改善方法までを解説します。
指示書とは
指示書とは、特定のタスクやプロジェクトを効率的に進めるための指示を書き記した文書です。
指示書を提示することで、従業員は業務に必要な手順や要件を明確に知ることができ結果的に効率の良い作業ができるようになります。
指示書の目的
- タスクの明確化
どのようなタスクを、どのように行うべきかを明確にします。 - 一貫性の保持
タスクを何度か繰り返すときに、同じ手順で業務を行うことができます。 - 新人教育
新たに参加したメンバーが業務を理解しやすくなります。 - 業務の効率化
手順を明確にすることで、業務の効率化を図ります。
指示書の重要性
指示書は、業務の効率化、エラーの減少、一貫性の確保など、組織の生産性を向上させるための重要な文書です。
さらに、指示書には、新人教育の時間を短縮し、業務の品質を向上させる役割もあります。これらの理由から、指示書をテンプレート化して活用することは、どのような組織でも非常に重要なタスクといえます。
指示書テンプレート
指示書の基本フォーマット
簡易な指示書を作成するための基本的なフォーマットです。文書番号、日付、宛先、発信元、タイトル、指示内容がテンプレートとして記載されています。
作業指示書１
工場や製造業などで使用される作業指示書テンプレートです。簡易な指示書と比べて、設備や治具、機械・材料などを記載する欄があります。
作業指示書２
製造業や建築現場でも使用できる作業指示書です。フォーマット自体はシンプルなので、どのような業種でも使用できます。
指示書テンプレートの作成手順
指示書テンプレートを作成する際には、以下のような手順で行うと効率的です。
指示書テンプレートの基本的な要素
タイトル
何についての指示書かを明らかにします。
目的
この指示書が何を指示するためのものかを説明します。
手順
具体的な行動を指示する順序を記載します。
注意事項
指示を実行するときに注意が必要なポイントを明記します。
参照資料
関連する追加情報やリソースへのリンクを提供します。
指示書テンプレートの作成手順
- タイトルを記載する
何についての指示書かを明確にし記載します。 - 目的を記載する
この指示書が何を達成するためのものかを説明します。 - 手順をリスト化
具体的な行動指示を順序立てて記載します。可能な限り詳細に書きます。 - 注意事項を追加：特に注意が必要なポイントを明記します。
- 参照資料をリンク：関連する追加情報やリソースへのリンクを提供します。
- レビューと修正：他の人に読んでもらい、不明確な点や誤解を招く可能性のある部分を修正します。
指示書テンプレートの改善方法
指示書テンプレートは一度作成しても、そこで終了ではありません。定期的に今のテンプレートの評価と、使いにくい箇所の見直しをして、改善と更新することが必要です。
指示書テンプレートの評価とフィードバック
ユーザー評価
テンプレートを使用する人々からの使い勝手などのフィードバックを収集します。彼らの経験と視点は、テンプレートの有効性を評価するための重要な情報源です。
パフォーマンス指標
テンプレートを使用することで、どのように業務の効率や品質がよくなっているか評価します。これには、ミスの減少、作業時間の短縮などが含まれます。
指示書テンプレートの改善と更新
- ユーザー評価の分析
収集したユーザーの評価を分析し、テンプレートの問題点を特定します。 - 改善策の検討
分析した問題点を解決するための改善策を検討します。 - テンプレートの修正・更新
検討した改善策を反映させてテンプレートを修正・更新します。 - 改善した結果の確認
更新後のテンプレートが問題を解決し、パフォーマンスが向上したかを確認します。