請求書は、顧客との取引を円滑に進めるための大事な書類です。しかし、誤ったフォーマットや記入漏れがあると、相手に誤解を与えたり、支払いができない可能性があります。
この記事では、シンプルでカスタマイズしやすい請求書テンプレートを紹介し、請求書作成のポイントやテンプレートの選び方、活用術まで詳しく解説します。
請求書テンプレート
シンプルな請求書 A4縦
シンプルなA4用紙サイズ縦型の請求書テンプレートです。特にカラーなどは設定していないため、会社ロゴやカラー設定をして、自分用にカスタマイズすることも可能です。送信元や宛先の敬称を変えることで、個人事業主やフリーランスでの使用も問題ありません。
軽減税率対応の請求書 A4縦
軽減税率に対応したシンプルな請求書テンプレートです。軽減税率(8%)適用の商品には詳細欄に「※」を書くことで税額8%での計算を自動で行います。レイアウト自体は、シンプルでカスタマイズが簡単です。
シンプルな請求書 A5縦
A5用紙サイズのシンプルな請求書テンプレートです。A4サイズ版とレイアウトは同じでサイズだけが異なります。シンプルなレイアウトなので、自由にデザインを変えることができます。
シンプルな請求書 B5縦
B5用紙サイズの請求書テンプレートです。「Excelダウンロード」をクリックすることで無料でダウンロードすることが可能です。
請求書 A4横
A4横サイズの請求書テンプレートです。横長のレイアウトは、詳細の行数が少なくなりますが、項目を多く入れることができます。商品やサービス名が長い、もしくは商品サイズや色など記載する項目が多い場合に使用します。
請求書兼領収書
請求書と領収書がセットになったテンプレートです。請求書と領収書の両方の機能を兼ね備えているため、支払いの請求とその支払いの確認が一つの文書で行われるため、効率的に取引が可能になります。
納品書兼請求書 A4縦
請求書と納品書がセットになったテンプレートです。納品書兼請求書は、商品の納品と請求を一つの文書で行います。この文書は、納品された商品や提供されたサービスの詳細、数量、単価、合計金額、納品日、両当事者の情報など、取引に関する情報を記載します。
請求書テンプレートの選び方
請求書に使用できるテンプレートは、多くの種類があります。最適なテンプレートを選ぶためには、以下のポイントを考慮するといいでしょう。
取引形態
取引形態によって、必要とされる請求書の情報が異なります。例えば、商品販売の場合、単価や数量、合計金額が必要になり、サービスの提供では、サービス内容、時間、料金などが必要になることがあります。
- 商品販売: 商品名、数量、単価、合計金額などを記載する必要があります。
- サービス提供: サービス内容、時間、料金などを記載する必要があります。
請求書の種類
請求書には、一般的な請求書、兼用請求書など、様々な種類があります。各請求書の種類は、特定のビジネスモデルや業界のニーズに合わせて設計されています。
- 標準: 一般的な請求書
- 見積書: 商品やサービスの提供前に提示する見積もり
- 納品書: 商品を納品した際に発行する書類
デザイン
請求書のデザインは、ブランドの認知を高める上で重要な役割を果たします。シンプルで読みやすく、ブランドのロゴや企業イメージにあったカラースキームを設定します。
- シンプル: 見やすく、読みやすいデザイン
- フォーマル: 堅苦しいデザイン
- ビジネス向け: ビジネスシーンに適したデザイン
請求書に必要な項目
請求書を作成するためには、以下の項目を必ず記載する必要があります。
1. 請求書番号
請求書を識別するための番号です。重複がないように管理しましょう。
2. 発行日
請求書発行日を記載します。
3. 取引先情報
- 請求先企業名
- 住所
- 連絡先（電話番号、メールアドレスなど）
4. 請求内容
- 商品名またはサービス内容
- 数量
- 単価
- 金額
5. 支払い条件
- 支払期限
- 支払方法（銀行振込、現金書留など）
6. 合計金額
- 請求金額
- 消費税
- 送料など
7. 署名
発行者の署名または捺印を記載します。
請求書作成のポイント
請求書は、作成方法を誤ると、相手に誤解を与える可能性があります。質の高い請求書を作成するためには、以下の4つのポイントを確認してください。
1. わかりやすいレイアウト
請求書は、重要な書類なので、見やすく、読みやすいレイアウトにすることが大切です。具体的には、以下の点に注意しましょう。
- 項目名は明確かつ簡潔に記載する。
- 金額は誤字脱字がないように注意する。
- 表や罫線を使って、情報を整理する。
- 十分な余白を設ける。
2. 正確な情報
請求書に書く取引内容や支払条件などは、正確な情報を記載する必要があります。誤った情報が記載されていると、相手に不信感を持たれてしまいます。特に、以下の項目には注意が必要です。
- 請求書番号
- 発行日
- 取引先情報
- 請求内容
- 支払い条件
- 合計金額
3. 丁寧な言葉遣い
請求書は、ビジネス文書なので、相手に失礼のない言葉遣いを心がけます。以下の点に注意しましょう。
- 敬語を使う。
- 謙虚な表現を使う。
- 誤字脱字がないように注意する。