社内や社外にお知らせ文書を書く際には、伝えたい内容を明確かつ簡潔に伝えることが重要です。この記事では、お客様に好印象を与えるお知らせ文の書き方について、基本的な構成から具体的な例文までをご紹介します。
また例文付きのテンプレートをWordファイルで無料ダウンロード可能です。作成したいお知らせ文を修正してすぐに効果的なお知らせ文書を作成することができます。
通知文・お知らせ文テンプレート
価格改定のお知らせ
製品の値上げする際に送るお知らせテンプレートです。値上げの場合は、直接的な「値上げ」とは言わず「価格改定」とした方がいいでしょう。値上げを行う日付や価格を改定する商品の資料等を添付するといいでしょう。宛先は、複数のお客様宛に使えるように「お客様各位」としています。
その他の価格改定のお知らせテンプレートも参考にしてください。
参考例文あり 価格改定のお知らせテンプレート
支払日変更のお知らせ
経営的な理由のため、商品代金の支払日を変更する場合のお知らせテンプレートです。ワードのサンプルの例文では、毎月末の支払いを15日に変更する旨の通知を行っています。
商品出荷のお知らせ
商品出荷時に、担当者宛に出荷のお知らせをする場合のテンプレートです。商品の出荷日、配送業者、追跡番号などを明記します。すべての商品に出荷通知をする必要はありませんが、特に重要な商品の場合に連絡することがあります。
夏季休業のお知らせ
取引先やお客様に夏季休業をあらかじめ通知しておく場合のテンプレートです。特に継続的なサービスを提供している場合など、問い合わせやサポートが必要な業種では必須です。休業期間や、休業前の対応最終日、休業時の対応などを明記しておくといいでしょう。
資料送付のお知らせ
取引先に資料送付をお知らせするためのテンプレートです。例文には、新しいサービスの資料、価格表、利用条件、導入事例などの参考資料を送付したというお知らせを記載しています。
人事異動に関するお知らせ
春に組織改編を行い、人事異動をお客様に報告するためのお知らせテンプレートです。人事異動の詳細な内容を記載し、組織運営をスムーズに行うことが目的です。
送金完了のお知らせ
社外の取引先からの請求により、送金を行ったことをお知らせするテンプレートです。送金内容として、送金額、送金日、振込先、送金目的などを明記しています。
その他のお知らせテンプレート
この記事以外の通知文・お知らせテンプレートは、以下のリンク先で紹介しています。
通知文・お知らせ文の基本構成
通知文やお知らせ文を書く際には、受け手がすぐに内容を理解できるような構成にする必要があります。以下では、その基本構成について解説します。
わかりやすい件名
お知らせ文につける件名は文章をすぐに理解するために重要な部分です。受け手が件名を見ただけで、文書の内容を大まかに把握できるようにしましょう。
件名をつけるときのポイント
- 簡潔かつ具体的な表現を心がける
- 重要なキーワードを前に持ってくる
- 誤解のない、明瞭な言葉遣いをする
日付と発行者の記載
日付と発行者の情報は、お知らせ文の信頼性を高めるために不可欠です。これらの情報は文書の最初に明記しましょう。
日付と発行者を記載するときのポイント
- 日付は年月日を明確に記載（和暦、西暦どちらでも可）
- 発行者の名前や部署を記載（必要があれば連絡先も記載）
- 必要に応じて発行者の役職や肩書きを付け加える
本文の書き方
お知らせ文の本文は、伝えたい情報を明確かつ簡潔に書くことが重要です。以下では、情報を正しく伝えるために効果的な本文の書き方について説明します。
簡潔かつ明瞭な表現を使う
お知らせの本文は読み手にとって理解しやすい言葉を使い、要点を簡潔に伝えることが大切です。
本文を書く時のポイント
- 直接的でわかりやすい言葉をつかう
- 長い文章は避け、短い文で要点を伝える
- 専門用語や略語は避ける、または説明を加える
必要な情報の整理
お知らせ文の本文では、伝えるべき情報を適切に整理し、重要なポイントを明確にします。
必要な情報を明確にするときのポイント
- 何を伝えたいのかを明確にする
- 情報は重要度に応じて順序立てて記載
- 関連する情報はグループ化して整理
まとめ
この記事では、お知らせ文の基本的な書き方と状況別にすぐに使える例文テンプレートを紹介しました。
お知らせ文を効果的に作成するためには、いくつかの重要なポイントがあります。以下のようなポイントを意識することで、お知らせ文はより効果的にその目的を果たすことができます。
明確な目的と対象者の理解
文書の目的を明確にし、対象者に合わせた内容と表現を選ぶ
簡潔で明瞭な表現
冗長な情報を省き、必要な情報のみを簡潔に伝える
重要な情報の強調
重要な情報は目立つように配置し、強調する
適切な構成とフォーマット
情報を論理的に整理し、読みやすいフォーマットを使用する
正確性と最新性の確保
正確な情報を記載し、内容が最新のものであることを確認する