注文請書は取引先に商品やサービスの注文を受けたことを知らせるための書類です。注文請書には注文商品の明細だけでなく、納期や支払い条件など取引に関する重要な情報を記載します。この記事では、注文請書のテンプレートを中心に役割とメリットについて解説します。
注文請書とは
注文請書は、販売者やサービスの提供者が購入者に注文を受けたことを確認するための書類です。この書類には、依頼者が注文した商品やサービスの詳細、価格、納期などが明記されています。
注文請書の記載事項
注文請書には、以下のような取引に必要な情報を記載します。
- 注文商品やサービスの明細
注文請書には、注文を受けた商品やサービス名、数量、単価などの明細を記載します。これにより、取引先はどの商品をどのタイミングで、いくつ必要かを正確に把握できます。 - 納期や支払条件など取引条件
注文請書には、商品の納期や支払方法、支払期日などの取引条件を明記します。これにより、発注側と受注側の企業間で取引条件に関する認識のずれがなくなります。
注文請書を送付するメリット
注文請書を作成することで以下のようなメリットがあります。
取引先との認識のズレを防げる
注文請書に注文商品や数量、納期などを明記することで、取引先との認識のズレを防ぐことができます。このため、トラブルの原因となる注文の行き違いを未然に防ぐことができます。
計画的な作業ができる
注文請書に納期を明示することで、発注側は作業スケジュールを立てやすくなります。受注側も納期を確認することで、作業工程をスムーズに進めることができます。
資金管理がしやすくなる
支払方法や支払期日が明確になることで、発注企業は資金繰りを適切に管理できます。受注側も代金回収の見通しが立ちやすくなります。
注文請書テンプレート
シンプルな注文請書のエクセルテンプレートです。注文内容を表に記載することで、金額を自動計算し、合計が表示されます。納期や納品場所などの注文に関する情報は備考欄に記載します。
注文書と注文請書が一枚の用紙で作成できるタイプのテンプレートです。注文書で受けた注文を、下部を切り離した注文請書を渡して使用します。
相手先の住所や連絡先などをボックス内に記載するタイプの注文請書テンプレートです。支払い条件や納入場所などを記載する欄も上部に設けられています。
取引の条件を下部に目立つように配置したタイプの注文請書テンプレートです。上部には一般的な注文の詳細を記載し、下部に取引条件を記載します。
一般的な注文請書ですが、少しレイアウトが異なっています。下部に自社の名称や住所、連絡先と取引条件、備考を書く欄が配置されています。
注文請書の書き方
注文請書を作成する際のポイントを以下で解説します。
注文請書に必要な情報
一般的に注文請書には以下の情報を記載します。
- 注文日
注文を行った日付を記入します。 - 取引先情報
取引先の会社名、住所、担当者名等の連絡先情報を記載します。 - 注文商品の明細
注文する商品の品名や数量、単価などを詳細に記載します。 - 納品予定日
商品を納品する予定の日付を提示します。 - 支払条件
支払方法や期日など、代金支払いに関する条件を記載します。
注文請書作成時の注意点
注文請書の作成時には以下の点に注意してください。
- 数量、金額などの数値情報は正確に記入する。
数量や金額に誤りがあると、取引先との間で混乱を招く可能性があります。注文数と代金額は慎重に確認し、正確に記入しましょう。 - 支払期日は取引先の都合に合わせて設定する。
支払期日を一方的に設定すると、取引先の資金繰りに影響を及ぼす可能性があります。取引先と相談の上、支払期日を決定しましょう。 - 注文内容を簡潔に記載する。
注文内容が長くわかりにく書き方だとミスが起こりやすくなります。必要最小限の情報を、簡潔な文言で記載するようにしましょう。