退職願・退職届のテンプレート：正しい記入のポイントと提出タイミング

退職手続きもスムーズにする退職届・退職願の書き方とテンプレートを紹介。退職届や退職願の書式から提出のタイミング、注意点まで、簡潔に解説します。円満退職を目指す方にも役立つ、実用的な情報と例文を提供。

退職願と退職届の役割と違い

退職を希望する際に使用する「退職届」と「退職願」には、それぞれ異なる役割と使用するタイミングがあります。ここでは、それぞれの文書の基本的な役割と違いについて解説します。

退職願

退職願は、まだ退職が決定していないが退職を希望する場合に提出します。口頭よりも、明確に退職の意志を、上司や上役に伝えることができます。

退職届

一方で、退職届は退職が決まった後に通知するために提出します。基本的に退職届を提出すれば、退職は決定的なので提出時には慎重に行います。

このように、退職願は退職を希望する初期段階で使用し、退職届は退職が確定した後に正式に提出します。

退職願・退職届の書き方

退職願と退職届の書き方には知っておいた方がよいルールがあります。以下では、基本的な書式から退職理由や退職日の記載方法、さらに手書きとテンプレートの使い分けの方法について解説します。

退職願・退職届の基本的な書式

退職届や退職願の書式はほとんど同じで、以下のような構成で作成します。

タイトル

文書の種類を明記（例: 「退職願」「退職届」）

日付

提出日を記入

宛名

直属の上司や会社名、部署名

本文

退職意思の表明と退職日の記載

署名

自分の名前と押印（必要な場合）

退職理由

退職理由には、通例として本当の理由を詳細に書く必要はありません。文書は形式的な要素が大きいため、どちらも「一身上の都合」など、簡潔に記すのが一般的です。

• 退職願: 「一身上の都合」など、簡潔に理由を記載。詳細な説明は必要ない場合が多い。
• 退職届: 退職の理由の記載は一般的に不要。あくまで正式な退職意思の通知の役割。

退職日

退職希望日を明確に記載します。（例: 2024年3月31日付で退職希望）

手書きとテンプレートの違い

退職届は、手書きでなければならない、パソコンのテンプレートで構わないという両方の説がありますが、法的に決まりはありません。会社の規定があれば、それに従いますが特になければ、テンプレートを修正して提出した方が、手軽でキレイに作成できるでしょう。

• 手書き: 伝統的かつフォーマルな印象。白い無地の便箋に黒のボールペンや万年筆で書く。
• テンプレート: 手軽で読みやすい文書が作れる。様々なテンプレートが入手可能。

提出タイミングと手順

円満に退社したい場合、以下のような退職届や退職願は、提出に適したタイミングがあります。

提出するタイミング

以下は退職届、退職願を提出する適切なタイミングです。

• 退職願: 退職を考え始めたら早めに提出。一般的には退職希望日の1～3ヶ月前。
• 退職届: 退職が確定した後、なるべく早く提出。退職願を提出してから数日〜数週間以内が望ましい。

上司への伝え方

退職を考え始めたら、まず上司へその旨を伝えなくてはなりません。伝え方のポイントについて以下を参考にしてください。

• 直接対話: 直接対面して退職の意思を伝えます。メールや電話よりも対面の方が印象が良いでしょう。
• 理由の説明: 通常は退職理由を聞かれます。その場合、簡潔かつ正直に伝えます。
• 配慮の表現: 円満に退社するためには、これまでの経験や機会に感謝を表す方がいいでしょう。

就業規則に基づいた提出方法

退職届のフォーマットや、提出方法、期限などは会社で規定されていることがあります。すぐに退職願を提出するのではなく、事前に会社の規定について調べておくとスムーズに進めることができます。

• 就業規則の確認: 退職届の提出方法や提出期限に関する会社の規定を確認しておく。
• 文書の形式: 会社によっては特定のフォーマットが指定されている場合がある。
• 提出先: 直属の上司や人事部など、就業規則で指定されている部署や人物に提出。

退職届テンプレート

会社に既定のフォーマットがない場合は、以下の退職願と退職届のテンプレートを使用してください。A4用紙版、B5用紙版それぞれに、エクセルとワードファイルを無料でダウンロードすることができます。

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退職願テンプレート

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