趣意書の作成とテンプレート(エクセル)：基本から書き方まで

趣意書の作成は、イベントやプロジェクトの成功に不可欠なステップです。しかし、どのように書けば効果的なのか、また、どのように構成すればよいのか迷うことも多いでしょう。この記事では、趣意書の基本的な構成から書き方、さらにはSEO対策までを網羅しています。テンプレートも提供しているので、初めて趣意書を作成する方でも安心です。募集要項や申込書の使い方、よくある質問にも触れていますので、趣意書作成の全てがこの記事一つでわかります。

趣意書とは

趣意書とは、ある目的や考え、要望などをまとめて書いた文書のことです。例として、ある団体や集団が何かの活動や取り組みを行う際に、その背景や目的、考え方などをまとめたものを趣意書といいます。この趣意書によって、外部の人々や関係者に活動や考えを伝えることができます。

• 企画やプロジェクト、イベントなどの目的や内容をまとめた文書
• 目的達成のために必要な協力や資金、資源を依頼するための文書

趣意書の目的

趣意書は「私たちはこう考えていて、これを達成したい」という思いや考え、目的を明確にし、それを伝えるための文書です。そのため、趣意書の目的として以下のようなものがあります。

趣意書の書き方

趣意書の意味や目的はわかりましたが、具体的に趣意書をどのように書くか、その基本的なポイントについて順に解説します。

• 明確な目的設定
• 対象者の特定
• 期限や条件の明示

明確な目的設定
趣意書の最も重要な部分は、その目的を明確に示すことです。目的が明確だと、趣意書の言いたいことや求められる行動が何であるかが容易に理解できます。

対象者の特定
趣意書は多くの場合、特定の人々や団体を対象として作成されます。そのため、趣意書が誰に向けられているのかを明確に示すことが大切です。具体的な対象者を設定することで、読者が自ら対象であると認識しやすくなります。

期限や条件の明示
趣意書で期待する行動や反応には、特定の期限や条件が設けられることがあります。これを明確にすることで、読者はどのように、またいつまでに行動すべきかをはっきりと理解することができます。

言葉遣いとトーン

趣意書は、何らかの依頼や提案をするための文書なので、その言葉遣いや文章のトーンが、非常に重要です。趣意書を書く上でのポイントは以下のようなものです。

文章の構造

趣意書の文章構造は、その構成次第で結果を左右します。以下では、趣意書の各部分がどのような目的と役割を果たすかを表にまとめています。

部分	内容
導入部	趣意書の目的
本文	依頼内容、詳細
結論	お願い、締めの言葉

依頼内容の明示

趣意書が、何を求めているのか、何を達成したいのかを明確にすることは非常に重要です。依頼内容をどのように明確かつ効果的に伝えるか、そのポイントと注意点を解説します。

何を求めているのか具体的に

趣意書は「何を求めているのか」を具体的に示すことが重要です。例えば、「協力をお願いします」という一般的な表現よりも、「〇〇プロジェクトへの資金協力をお願いします」という具体的な表現を使うことで、読者に明確な行動を促すことができます。

期限や条件も明確に

趣意書の依頼内容には、特定の期限や条件が関連することがよくあります。例えば、「1ヶ月以内に返答をお願いします」といった期限の設定や、「資金協力は5,000円以上」という条件を設けることで、読者の行動や判断を具体的な方向へ導くことができます。

不明瞭な表現は避ける

趣意書は多くの人に読まれるため、その内容が正確に伝わるようにしなければなりません。読者が内容を誤解するリスクを最小限に抑えるため、直接的で明瞭な言葉を選ぶことが重要です。