欠勤届・欠席届の書き方や提出方法について詳しく解説。このページでは、欠勤届や欠席届テンプレートの基本的な書き方から提出方法、よくある質問までを解説します。これを読めば、欠勤届の作成や提出に迷うことはありません。
欠勤届とは
欠勤届とは、従業員が何らかの理由で自分の職場を欠勤する際に、理由と期間を記載し、上司もしくは人事部門などに提出する書類のことです。病気やケガ、家庭の事情など、様々な理由で欠勤する場合に使用されます。
欠勤届の重要性
欠勤届は、以下のように重要な書類として扱われます。
- コミュニケーションの一部
欠勤届を提出することで、病気や身内の不幸など、自身の身に起こった状況を会社に明確に伝えることができます。これにより、業務の進行やスケジュール調整がスムーズに行えます。 - 法的な証明
万が一、欠勤が問題となった場合、欠勤届は法的な証明となります。また、労働時間の管理や給与計算の際にも重要な役割を果たします。 - 健康管理
病気やケガでの欠勤の場合、欠勤届は従業員の健康状態を把握し、会社から適切なサポートを提供するための重要な情報となります。
欠勤届(欠席届)の書き方
欠勤届(欠席届)の書き方は以下の必要事項を記入すれば作成するとができます。テンプレートを使用すると、あらかじめ項目が設定されているので１から作成する必要が無く便利です。
- 日付：欠勤届を提出する日付を記載します。和暦、西暦どちらでも構いません。
- 宛名：欠勤届を提出する相手（上司や人事部門）の名前を記載します。
- 本文：欠勤の理由と欠勤の期間を記載します。会社によっては、具体的な症状や病名、医師の診断結果などを詳細に書くことが求められる場合もあります。
- 署名：最後に自分の名前を記入し、署名または印鑑を押します。
基本的な書き方
以下は、欠勤届の基本的な書き方をサンプルで紹介します。欠席届も、宛先を〇〇先生などとすればほぼ同じです。
日付：2023年7月17日
宛名：〇〇部長 殿
本文：私、〇〇は、インフルエンザのため、7月17日から7月19日までの3日間、欠勤させていただきます。期間中は自宅で静養し、早期の回復を目指します。業務に支障をきたす形となり、大変申し訳ありませんが、何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます。
署名：〇〇
欠勤届、欠席届テンプレート
word版の欠勤届、欠席届テンプレートを無料ダウンロードできます。それぞれ一般的な項目になっているので、大きな変更は不要です。必要事項を修正して提出してください。
欠勤届
シンプルな欠勤届テンプレートです。サンプルの例文が記載されているので、どのように記入するか参考になります。事由はシンプルですが、会社によっては詳細に書く場合もあります。
欠席届
シンプルで一般的な欠席届テンプレートです。欠席届は、学校などで休む場合に使用します。通常は、担任の先生宛にしますが、学校によっては異なる場合もあるので詳細は確認してください。
その他の届出書
欠勤届の提出方法
欠勤届の提出方法は、企業や組織により異なりますが、一般的な手順は以下の通りです。
- 欠勤届の作成
欠勤の理由と期間を明記した欠勤届を作成します。 - 提出
欠勤届を上司や人事部門に提出します。提出方法は、直接手渡し、郵送、電子メール、FAXなど、企業の規定に従います。
提出先と提出期限
欠勤届の提出先は通常、直属の上司や人事部門となります。提出期限は、可能な限り早く、欠勤する前に提出することが望ましいです。ただし、急な体調不良などで事前に提出できない場合は、欠勤した日に提出することが一般的です。
電子メールやFAXでの提出方法
欠勤届を電子メールやFAXで提出する時は、以下の点に注意してください。
- 件名
電子メールの件名は「欠勤届」や「〇〇（自分の名前）の欠勤届」など、内容が一目でわかるようにします。 - 本文
欠勤の理由と期間を記載します。また、体調が回復次第、改めて連絡する旨を記載すると丁寧です。 - 添付ファイル
欠勤届をスキャンしたものや、Wordなどで作成したものを添付します。ファイルの形式は、受け取り側が開けるもの（docやPDFなど）にします。
欠勤届のよくある質問と回答
書き方に関する質問
Q1. 欠勤届はどのような書式で書くべきですか？
A1. 欠勤届に最低限必要な項目は、日付、宛名、欠勤の理由、欠勤の期間、署名です。これらの項目は、一般的なビジネスレターの形式で書きます。
Q2. 欠勤の理由は詳しく書く必要がありますか？
A2. 理由を詳細に書くべきかどうかは、会社の規定によります。一部の企業では、具体的な症状や病名を詳細に書くことを求める場合がありますが、プライバシーの観点から詳細な情報を求めない企業もあります。不明な場合は、上司や該当部署に確認してください。
提出に関する質問
Q1. 欠勤届はいつ提出すべきですか？
A1. 欠勤届は、欠勤するとわかったら、できるだけ早く提出します。可能であれば、欠勤する前に提出することが望ましいです。ただし、急な体調不良などで事前に提出できない場合は、欠勤した日に提出することが一般的です。
Q2. メールで欠勤届を提出することは可能ですか？
A2. 可能かどうかは、会社の規定によります。一部の企業では、電子メールやFAXで欠勤届を提出することを許可してている他、勤怠システムで提出する場合もあります。不明な場合は、人事部門に確認すると良いでしょう。
まとめ：欠勤届テンプレートの活用
この記事では、欠勤届や欠席届のテンプレートを無料ダウンロードできる他、欠勤届の書き方やよくある質問などを紹介しました。
欠勤届は、企業を欠勤するときに提出する重要な文書です。欠勤届の書き方や提出方法を理解することで、規定に合った行動をとるように心がけましょう。