退職証明書は、転職活動や公的機関での手続きなど、さまざまな場面で必要になることがあります。
この記事では退職証明書の書き方をエクセルテンプレートと共に紹介します。退職証明書を作成する場合に参考にしてください。
退職証明書テンプレート
基本形 下線
基本的な形式の退職証明書テンプレートです。各項目が下線で見やすい形式になっています。退職の事由は自分で指定する必要があります。
シンプル ボックス
退職証明書の各項目がボックス形式になっているシンプルなテンプレートです。下部に発行先が記載されています。
シンプル 囲み
上部に対象の従業員名を記載し、在籍時の詳細を囲みの中に記載した形式の退職証明書テンプレートです。発行者は下部に記載しています。
関連するテンプレート
退職証明書と在職証明書は、いずれも雇用状況を証明する文書です。
在職証明書
勤務証明書と退職証明書は個々の従業員の勤務状況を証明する文書です。
勤務証明書
組織図と退職証明書は、企業の人事や組織構造に密接に関連しています。
組織図
給与明細は、従業員が勤務を終えた後に発行される文書です。
給与明細
退職を通知するために使用する届出書です。
退職届
退職証明書の書き方
退職証明書には、決まった様式はありませんが記載すべき項目が法的に決まっています。ただし、退職者に求められた場合に限るため、指定されていない項目を記載してはいけません。
記載される項目
タイトル
書類の一番上の部分に「退職証明書」と記載します。
タイトル
発行日
使用期間
職務内容
地位・役職
賃金
退職の事由
事業主住所・名称
発行日
退職証明書を発行した年月日です。西暦、和暦のどちらでも構いませんが、書類内で統一する必要があります。
従業員名
対象の退職した従業員名を記載します。敬称は「殿」を付けるのが一般的です。
使用期間
従業員が在籍していた期間を記載します。
職務内容
営業や事務など在籍時に従事していた職務を記載します。
地位・役職
退職時の役職を記載します。
賃金
退職時に受け取っていた月収もしくは年収を記載します。
退職の事由
会社を辞めた理由について記載します。諸事情などのあいまいな記載方法は認められませんので、「自己都合」「勧奨による退職」「定年退職」「契約期間満了」「移籍出向」「解雇」などはっきりした理由を記載します。
事業主住所・名称
退職届を発行した事業所の住所と事業主名を記載します。また、事業主が発行したものと証明するため事業主名の隣に角印を押印します。
関連リンク
退職証明書のよくある質問
- 退職証明書は誰が書くのですか
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退職証明書を書くのは、以前勤務していた勤務先の人事部もしくは雇用主です。退職証明書には、発行義務があるので必要な部数と記載してほしい項目を連絡すれば必ず発行してもらえます。
- アルバイトでも退職証明書はもらえますか
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正社員だけでなく、アルバイトやパートでも退職証明書を発行してもらうことができます。
- 退職証明書はどうすればもらえますか
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退職後であれば、退職証明書の発行を人事部や雇用主に依頼します。依頼は、電話や文書を郵送することで行えますが、受け取り方法は郵送や直接など雇用主から指示された方法で行います。
- 退職証明書が発行されるまでどのくらいかかりますか
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一般的に退職証明書の発行まで数日から1週間程度かかります。これは企業や組織によって異なるため、すぐに必要な場合は、その旨を伝えて依頼した方がいいでしょう。
- 退職証明書を出さないとどうなりますか
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退職証明書は、転職先や社会保険、年金、住宅ローンなどの手続きで必要になることがあるため、提出しなかった場合、審査や手続きが進まないということになります。