顛末書テンプレートと活用法：書き方、例文、提出手順まで詳しく解説

2023年7月4日2024年6月13日

この記事では、顛末書テンプレートを基本的な項目から、書き方の注意点までを紹介しています。顛末書の種類別のテンプレートも無料でダウンロードできるので、顛末書を作成する際の参考にしてください。

顛末書とは？

顛末書とは、会社で起こした問題やトラブルの経緯を詳細に記録、報告するための文書です。具体的な事象からはじまり、原因、結果、今後の改善策などを丁寧に記載します。

顛末書の役割と重要性

顛末書は、起こった問題の原因を明確にし、再発防止策を立てるための重要なツールです。また、事象を明らかにすることで、トラブルを二度と引き起こさないようにします。

顛末書と始末書の違い

顛末書と始末書は一見似ていますが、それぞれ異なる目的を持っています。

	顛末書	始末書
目的	事象の経緯を詳細に記録	個人の行動やミスの反省や改善策
主な内容	事象の詳細な経緯、原因、結果、改善策	個人の行動やミスの詳細、反省点、改善策
対象	組織全体や特定のプロジェクト、事象	個人の行動やミス

顛末書の基本フォーマット

一般的な顛末書では、以下のような基本的なフォーマットが含まれます。

題名：「顛末書」など、文書の種類を記載します。
日付：文書が作成された日付を記載します。
宛先：顛末書の受取人を明記します。
本文：事象の詳細な経緯、原因、結果、改善策を記載します。
署名：文書を作成した人の名前と署名を記載します。

顛末書を書く時の注意点

顛末書を書く際に注意する事項は以下の通りです。

事実を正確に：起こったことは具体的かつ正確に記述します。
明瞭かつ簡潔に：読み手にわかりやすいように、明瞭かつ簡潔な言葉を使用します。
客観的な視点：客観的な視点で作成し、主観的な意見や感情は書かないようにします。

社内向けと社外向けの顛末書の違い

社内向けと社外向けの顛末書には若干の違いがあります。まず、社内向けの顛末書は、組織内の問題解決や改善策の立案を目的とします。一方、社外向けの顛末書は、外部の関係者に説明するために、事象が起こった経緯と今後の対応を明確に伝えるようにします。

	社内向け顛末書	社外向け顛末書
目的	組織内の問題解決や改善策の立案	事象の経緯と対応を明確に伝える
言葉遣い	比較的カジュアルな言葉でもOK	よりフォーマルな言葉を使用
表現の注意点	明確性、客観性、敬意	組織の立場と対応を明確に示す

顛末書の具体的な書き方

以下では、具体的な顛末書の書き方を解説します。

題名
作成する文書の種類を示すために、「顛末書」という題名を最初に記載します。これにより、文書が顛末書であることが明らかになります。

日付
顛末書を作成した日付を記載します。これは、いつこの顛末書が作成されたのかを示すためのものです。日付の表記は、年月日の形式（例：2023年7月4日）で記述します。

宛先
顛末書の受取人を記載します。これは、この顛末書が誰宛に送られるのかを示すためのものです。受取人の名前とその役職（例：〇〇部長殿）を記述します。

本文
顛末書の主要部分で、事象の詳細な経緯、原因、結果、改善策を記述します。具体的かつ客観的に書くことで、事象がどのように発生し、どのような結果をもたらし、その原因は何で、今後どのように改善するべきかを明確に伝えます。専門用語や難解な表現は避け、必要であれば説明を加えることで、読み手が内容を理解しやすくします。

署名
顛末書を作成した人の名前と署名を記載します。これにより、誰がこの顛末書を作成したのかを明確に示します。名前の下に署名をするか、名前の横に署名をするなど、組織のルールに従って記述します。