案内状は作成する機会が多くないため、初めての場合はどのように書き始めたらいいか難しいのではないでしょうか。本記事では、ビジネス向けの案内状テンプレートを例文つきで紹介します。
これらのテンプレートは、正しいビジネス文書の書式とすぐに完成できることが特徴で、簡単に自社用にカスタマイズ可能です。
案内状テンプレート(Word)
新製品の案内状
新製品の発売の挨拶と資料を送付して案内をするシンプルな案内状の無料テンプレートです。新商品の概要と強みなどを説明し、商品パンフレットと問い合わせ先を紹介しています。
セール・キャンペーンの案内状
セールなどのキャンペーンを開催するタイミングで送付する基本的な案内状のテンプレートです。サマーセールなので、時候の挨拶を夏用にしてあります。また、拝啓、敬具より畏まった謹啓、謹白を使用しています。
休業・営業時間変更の案内状
取引先やお客様に休業日や営業時間の変更をお知らせする場合の案内状テンプレートです。新しい営業時間や日時などを明記し、問い合わせの電話番号やメールなどの連絡先などを記載します。
セミナー招待の案内状
業界動向のセミナーを開催する際に社外に送付する案内状テンプレートです。ビジネス文書に必要な、セミナーの目的や日時、場所、締め切りなどを明記し、資料を添付して参加を促します。
社内研修の案内状
従業員宛に社内で開催する研修プログラムを案内するテンプレートです。研修スケジュールや場所、内容を明記し申し込みの詳細や添付資料を参照してもらうように説明します。
研修の案内ではなく参加の可否を確認するテンプレートについては以下を参照してください。
研修の参加を問うテンプレート
アンケートへの協力を依頼する案内文
顧客にアンケートの協力を依頼する内容の案内文テンプレートです。この案内文は、協力するメリットとプロセスの簡潔さを強調し、参加を促すよう設計されています。
その他、通知や案内をする場合に使用するテンプレートについては以下の記事が参考になります。
通知文・お知らせ文テンプレートと書き方
テンプレートの利用方法
案内状テンプレートをダウンロードして自分のパソコンで利用するには、以下の手順で行います。
テンプレートのダウンロード
案内状テンプレートは、各テンプレート画像の右下にある「Wordダウンロード」ボタンから行います。登録不要で無料なので、ボタンを押すとすぐにダウンロードが始まります。
テンプレートのカスタマイズ
テンプレートを開いたら、自社名や担当者、その他の独自の情報を入力してカスタマイズします。カスタマイズの具体的な手順は以下の通りです。
情報の入力
ダウンロードされたファイルは、各ブラウザのダウンロード先に保存されています。テンプレートは、Microsoft Wordで開くことができます。
開いたテンプレートファイルの以下の部分を修正します。
- 差出人情報
会社名、部署、役職、担当者、連絡先 - 受取人情報
会社名、担当者、住所、連絡先 - 案内内容
イベントの詳細、日時、場所、注意事項
デザインの調整
このページで紹介している案内状テンプレートは、シンプルですが業種や業界によってはフォントやデザインを変えて親しみやすい文書にすることもできます。
- フォントスタイルやサイズの変更
フォントを変えることでビジネス文書らしく厳粛な雰囲気にも、親しみやすいようにもできます。 - カラーの調整
シンプルなモノクロではまじめな印象を、カラフルな色でポップにもできます。 - 画像やロゴの挿入
会社のロゴや地図、資料の抜粋などを追加することで優れた案内状にすることができます。
送付方法の選択
完成した案内状を実際に顧客や取引先に送付する方法は、郵送やメールなど様々です。目的に応じて最適な方法を選択しましょう。
- 郵送
郵送はビジネス文書の送付によく使われ、公式でフォーマルなイベントや伝統的な受け手に適しています。物理的な案内状は、受け手にとって特別感を提供し、記念として保管されることもあります。 - メール
メールでの送付は、近年では最も一般的な方法の一つです。速やかに大量の受け手に低コストで案内状を送ることができます。また、リンクや追加資料を容易に組み込むことができるのも大きな利点です。 - SNSやウェブサイト
SNSやウェブサイトを通じて案内状を配布する方法は、特に若年層やデジタルに慣れ親しんだ受け手に到達するのに有効です。瞬時に大規模な配信でき、インタラクティブな要素を含めることもできます。
まとめ：案内状テンプレートを活用して効果的な文書を作成しよう
この記事では、無料ダウンロードが可能なWordの案内状テンプレートを紹介し、その利用方法、カスタマイズ、印刷、配布までの手順を詳しく説明しました。
ビジネス向けの具体的なテンプレート例では、シチュエーション別の案内状のサンプルとして実際に作成する場合の参考になります。
この記事を通じて、案内状の書き方のプロセス、カスタマイズのポイントを学ぶことで、プロフェッショナルで効果的な案内状を簡単に作成できるようになります。