この記事では、懇親会や行事の参加に対して、出欠を確認する文章の書き方について紹介します。さらに各文例のwordテンプレートを無料ダウンロード可能なので、参加不参加を問う文章を作成する際の参考にしてください。
参加不参加を問う文章とは
参加不参加を問う文章とは、イベントや会議、研修など特定の活動に対し、対象者が参加するかどうかを確認するためのメッセージや通知のことです。
この種の文章は、主催者がイベントの計画や準備を進める上で、参加者数を把握するために重要な役割を果たします。文章はメール、手紙、オンラインフォームなど様々な形式が使用され、受取人に対して出席意志の確認を求めます。
参加不参加を問う文書のテンプレート
研修会の出欠確認（社内）
社内で研修会を行うときに出欠確認をするときに使うテンプレートです。研修概要として、日時や場所、内容、講師などの詳細を記載し、参加対象や費用、出欠の返答方法についてもなどを明記します。
懇親会の案内（返信用紙付き）
社内の懇親会を開催する案内のテンプレートです。最下部に切り取って出欠を報告するための返信用紙が付属しています。親睦を深めるための懇親会の詳細として、日時や場所、内容、会費を明記しています。
忘年会の出欠確認（社内）
社内の忘年会を開催する際に、出欠を求める例文の文書テンプレートです。出欠の確認には、下部についている出欠票を切り取り部署の担当に提出します。案内には、日時や会場、内容、会費が記載されています。
パートナシップミーティングの出欠確認（社外）
社外の取引先と協力関係の強化と事業戦略の共有のためのミーティングを行うための出欠確認の文書テンプレートです。ミーティングの日時や、場所、概要などを明記し、返答はメールで送信するように記載しています。
参加不参加を問う文章の書き方
参加不参加を問う文章を書く際には、以下のポイントに注意してください。これらのポイントに気を付けることで、配布先の人に対する配慮と正確な情報提供により高い応答率が期待できます。
- 明確な目的の提示
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文章の冒頭で、イベントや会議など、文章を作成する目的と重要性を簡潔に説明します。参加の意義を理解することで、受取人の関心を引き、参加への動機付けにつながります。
- イベント詳細の具体性
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日時、場所、持ち物、服装、参加費用など、イベントの具体的な情報を明確に記載してください。不明瞭な点があると、不参加の原因になります。
- 回答方法の明確化
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出欠の返信方法を具体的に指示し、可能な限り簡単に回答できるように工夫します。例えば、メールでの返信、オンラインフォームへの入力など、受取人が手軽に対応できる方法を提示してください。
- 返信期限の設定
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返信に期限を設けることで、受取人が行動を促されます。設定する期限は、明確にし、できるだけ余裕を持たせましょう。急ぎすぎると予定が合わず参加できない人が増える可能性があります。
- 不参加時の対応
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不参加の場合でも、簡単な理由を尋ねることで、今後の参加機会を増やすための参考にすることができます。ただし、必須ではないことを明記し、プレッシャーを与えないようにしましょう。
- 感謝の表明
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文末には、メッセージを読んでくれたこと、返信を検討してくれることへの感謝を述べましょう。礼儀正しい対応は、良好な関係構築に役立ちます。
- 読みやすさの追求
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全体の構成を整理し、要点を箇条書きにするなど、読みやすさに配慮してください。長文になりがちな情報も、見出しやリストを用いることで、視認性を高めることができます。