この記事では、エクセルを活用したシフト表や勤務表テンプレートを紹介します。勤務表はどれも記載する項目は似ていますが、すべて同じではありません。
特に特殊な事業形態やサービス業、飲食業などでは、必要となる項目が異なります。この記事では種々のテンプレートを無料ダウンロード可能です。
あなたにぴったりのシフト表テンプレートを見つけて効率的なスケジュール管理を実現しましょう。
シフト表テンプレート
個人向けのシンプルな一カ月勤務表
個人別の1か月間の勤務管理表テンプレートです。年と月に数値を入れると自動的に、その年月の日付と曜日を表示し土日に色を付けてくれます。
項目：始業時間、終業時間、残業時間、深夜残業時間、勤務時間、備考
時間別に集計する1日のシフト表
表に従業員を一覧で記載し、開始時間と終了時間を設定するシフト表テンプレートです。開始時間と終了時間に時間を入力すると自動的にカラーのバーチャートが表示されます。表の上部には、各時間に何人いるかも自動的に集計してくれます。
時間別に集計する日別のシフト表
日付ごとに出勤する従業員を入力し、開始時間と終了時間を管理するタイプのシフト表テンプレートです。開始時間と終了時間を入力すると自動的に勤怠のバーが表示されます。日付ごとに出勤する人員が変わる場合に便利です。
個人別 一週間の勤務管理表
個人別の一週間の勤怠を管理するためのテンプレートです。週の開始日を入力すると、週の終了日、一週間の日付、曜日を自動的に設定します。毎日の管理は、入と出の時間を入力するだけです。毎日の合計、週の合計時間も自動的に計算します。
自動集計有りの一カ月の勤務シフト表
一か月の出勤時間、退勤時間を管理するための勤務表テンプレートです。使用方法は、単純で毎日の出勤時、退勤時に時間を入力するだけです。テンプレート上部の年と月に数字を入力すると自動的にカレンダーを作成してくれます。
以下のテンプレートはシフト表を作成する際に関連が深いテーマです。これらのリンクは、シフトの計画と実行、また他の関連要素（勤務時間、休暇、給与等）との整合性を確認しやすくします。
週報には週間の業務予定や完了したタスクが含まれます。シフト表と組み合わせると、スタッフの業務計画と実施を把握するのが容易になります。
週報テンプレート
勤務証明書は個々の従業員の勤務状況を示すもので、シフト表はそのスケジューリングを行います。
勤務証明書テンプレート
スタッフの休暇取得とシフトの調整を一元的に確認しやすくなります。
有給休暇管理表テンプレート
シフト時間は給与計算に大きく関わるため、シフトと給与計算の整合性を確認するのに役立つでしょう。
給与明細テンプレート
業務のスケジュールとスタッフのシフトの調整を確認しやすくなります。
タイムスケジュールテンプレート
シフト表とは？
シフト表とは、会社や店舗で働く従業員の勤務スケジュールを一覧で表示したものです。一般的には、日付、時間帯、従業員の名前などを記載し、各従業員がどの時間帯に勤務するのかひと目でわかるようにします。
シフト表は、以下のような特徴を持っています。
- 一覧性: 全ての従業員の勤務スケジュールを一目で確認することができます。
- 柔軟性: 業務の需要や従業員の都合に応じて、簡単に変更することが可能です。
- 公平性: シフト表を一覧にすることで勤務時間や休日の割り当てを公平に行うことができます。
1.2. シフト表の利点
シフト表を使用することで、以下のような利点があります。
- 効率的な業務管理: シフト表を使用することで、必要な人員を適切な時間に配置することが可能となり、業務の効率が向上します。
- 従業員の満足度向上: シフト表は、従業員が自身の勤務スケジュールを明確に理解することを可能にし、満足度を向上させます。
- ミスの削減: シフト表を使用することで、スケジューリングのミスを削減し、業務のスムーズな進行を支援します。
シフト表テンプレートの選び方
業務の効率化とコミュニケーションの円滑化のため、目的に合ったシフト表テンプレートを選択しなければなりません。以下にシフト表テンプレートの選び方について詳しく説明します。
見やすさと利便性
良いシフト表テンプレートは、パッと見ただけでスケジュールが把握できるようになっています。シンプルで直感的なデザインを選ぶことで、スタッフ全員が自分の勤務時間や他のメンバーのスケジュールを容易に確認できます。
可用性と互換性
テンプレートは、自分が使用しているデバイスやソフトウェアで使用できることが必須です。
例えば、当サイトのテンプレートは Microsoft Excel 専用であり、エクセルがインストールされていない場合は利用できません。また、他のサイトの一部のテンプレートはオンラインで利用可能なクラウドベースのアプリケーションで動作します。個々の要件に基づいて適切な形式を選択することが重要です。
柔軟性
個々の企業では、それぞれ別のニーズを持っています。したがって、シフト表テンプレートは簡単にカスタマイズすることが可能だと便利です。例えば、特定の日付や時間帯に色を付けたり、休憩時間や休日を追加したりすることができると用途が広がります。
自動作成機能
業務の時間を節約し、人的エラーを減らすためには、自動計算機能があるテンプレートを選択することがおすすめです。これで、勤務時間やスタッフの勤怠に基づいて最適なスケジュールを自動的に生成することが可能になります。
アクセシビリティ
選択するテンプレートは、全スタッフが簡単にアクセスできることが重要です。クラウドベースのシフト表テンプレートは、インターネットが接続された任意のデバイスからアクセスすることができます。
これにより、スタッフは自分のシフトをリアルタイムで確認し、変更があった場合もすぐに知ることができます。
無料または低コスト
シフト表のシステムは無料から有料まで様々です。予算に応じて、無料または低価格のシフト表を選択することも可能ですが、有料版は高度なカスタマイズ機能や追加サポートなどがあるため、価格と提供される機能を比較検討することが重要です。
以上のように、シフト表テンプレートの選択には多くの要素が関与してきます。しかし、最も重要なのは、自社の運用やスタッフのレベルやニーズに合わせてテンプレートがカスタマイズできるかどうかです。
これらの要素を考慮すると、適切なシフト表テンプレートを選択することは、効率的なスケジュール管理とスムーズな業務運営に必須といえるでしょう。