稟議書の基本と例文：テンプレートと書き方をわかりやすく解説

この記事では、初心者でもわかる稟議書の基本的な構成から、実際の例文、書き方のポイントまでを網羅的に解説します。効率的な申請プロセスを学び、業務効率を向上させましょう。

稟議書とは

稟議書は、企業や団体でどのように決定を下すかを正式に書き記した書類です。通常、新しい提案や重要な決定を上層部に申請し、承認を得るために用いられます。稟議書の主な特徴と役割は以下のようなものです。

目的と用途

稟議書には以下のような目的と用途があります。

提案や意見の正式な申し出

新しいプロジェクトの提案、重要な購入や契約、人事関連の決定（採用、昇進など）といった、重要な事項を申し出る際に使用されます。これにより、組織内での提案が正式な手続きを経て考慮されることが保証されます。

意思決定プロセスの効率化

稟議書を使用することで、提案内容が関連するすべての意思決定者にもれなく伝わります。これにより、組織内での意思決定のスピードと効率が向上します。

提案内容の明確化

稟議書には、提案の背景、目的、詳細、期待される結果などが明記されます。提案の意図が正確に伝わるため、誤解を防ぐことができます。

責任の明確化と記録保持

稟議書には提案者と承認者の署名が必要です。これにより、誰が提案し、誰が承認したかの責任が明確になります。また、稟議書は公式の記録として保管され、将来の参照や監査のために使用されます。

稟議書が必要となるケースの例

稟議書が特に必要となるケースの例は多岐にわたりますが、以下はその代表的なものです。

新しいプロジェクトの提案

新しい事業展開、プロジェクトの立ち上げ、または大きな変更を行う場合、稟議書を通じて上層部の承認を得る必要があります。

大規模な購入や投資

高価な機器の購入、大量の在庫の確保、他の企業への投資など、財務に大きな影響を与える決定を行う際に用います。

契約や提携の決定

他社との新しい契約や提携、重要な業務委託契約などを結ぶ際にも、稟議書によって内容を承認してもらう必要があります。

人事関連の決定

新しい採用、昇進、異動、退職などの人事に関する重要な決定を行う際にも稟議書は使用されます。

予算の承認

年度予算の設定や、特定のプロジェクトや部門の予算超過など、財務関連の決定にも稟議書が必要です。

政策や規程の変更

企業の方針、内部規程、作業プロセスなどの変更を提案し、承認を得るために稟議書が使われることもあります。

一般的な稟議書の書き方

稟議書の書き方は、文書の目的や企業の方針によって若干の違いはありますが、一般的には以下のような構成や形式を取ります。

表題

表題は稟議書の主題を簡潔に伝えるために使用されます。読者は表題により文書の内容を一目で理解することができます。たとえば、「新しいプロジェクト立案の提案」や「重要機材購入に関する稟議」などとします。

趣旨説明文

稟議書の提案内容や目的を簡潔に説明する部分です。提案の背景や重要性を明確にし、読者が内容を素早く把握できるようにします。

発議内容

提案内容の詳細を記述します。具体的な計画、必要なリソース、期待される成果、関連するデータや分析などが含まれます。関連データは、市場分析、予算見積もり、時間計画などが該当します。

提案の理由

提案を行う理由を具体的に述べます。これには、提案の背景、目的、期待される成果や利点などが含まれます。また、提案の必要性を裏付けるために、関連するデータ、研究結果、市場分析などの支持材料を提示することがあります。

影響評価

提案が組織に与える影響についての評価。これには、財務的影響、運営上の影響、市場への影響などが考慮されます。

稟議書の例文テンプレート

稟議書が却下される原因

稟議書を作成しても認められなければ、苦労して作成しても無駄になってしまいます。そうならないためにも、稟議書が却下される原因を知って一度で承認をもらえる稟議書を作成しましょう。

必須項目の不足

稟議書は、特定の情報やセクションを書くことが必須です。これには、件名、概要、提案の詳細、理由、影響評価などが含まれます。これらの必須要素が不足している場合、稟議書はその目的を果たせず、承認プロセスで却下される可能性が高まります。

背景や理由の不十分な説明

提案の背景や理由が不十分だと、承認者に対し稟議書は説得力を持ちません。意思決定者は提案の重要性や緊急性を理解するために、提案の背景や目的、それが組織に与える具体的な利益や影響についての十分な情報が必要です。この情報が不足していると、提案が重要なのか緊急なのかがわからず、却下される可能性があります。